Восстановили декларации после массового аннулирования протоколов

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ
Название компании не раскрывается в связи с подписанным соглашением о конфиденциальности. Далее — Клиент «К-24»

Задача клиента

К нам обратился поставщик дорогостоящей косметики из Южной Кореи. Продукция клиента представлена в одной из крупнейших российских сетей магазинов косметики.

В феврале–марте 2024 года клиент оформил разрешительную документацию на большой ассортимент продукции через другой центр по сертификации. Со слов клиента, ему предложили получить протоколы испытаний без предоставления образцов. Декларации были зарегистрированы в реестре, действовали, а продукция успешно реализовывалась.

Почему ситуация стала критической

Спустя некоторое время декларации клиента начали массово аннулировать. На электронную почту поступили уведомления о недействительности протоколов испытаний, на основании которых была зарегистрирована разрешительная документация.

При проверке выяснилось, что номера протоколов фигурировали в других декларациях — на иную продукцию и под другими торговыми марками. Испытательная лаборатория, указанная в документах, не подтвердила проведение испытаний продукции клиента и выдачу соответствующих протоколов.

С какими сложностями мы столкнулись

Для клиента ситуация означала не просто повторное оформление документов. Под угрозой оказались дальнейшая реализация дорогостоящей продукции, отношения с крупной торговой сетью, уже ввезённые партии товара и финансовые вложения в ассортимент.

Ключевые особенности проекта:

• аннулирование затронуло сразу большой перечень деклараций;
• продукция уже находилась в продаже;
• испытательная лаборатория не подтвердила ранее оформленные протоколы;
• клиент уже понёс расходы на первоначальное оформление документов;
• после неудачного опыта доверие к сертификационным центрам было существенно снижено;
• необходимо было максимально быстро восстановить документы, но уже с реальными образцами и испытаниями.

Антикризисный план

На момент обращения нам уже была известна проблема так называемой «двойственности» протоколов. Наши специалисты регулярно отслеживают изменения в сфере подтверждения соответствия, практику работы реестров и проблемные ситуации на рынке сертификации.

Сначала мы подробно объяснили клиенту, почему ранее оформленные документы оказались под угрозой, как возникает подобная ситуация и почему фактическое предоставление образцов и проведение испытаний принципиально важны для устойчивости разрешительной документации.

Что сделала наша команда

Работу организовали так, чтобы максимально сократить сроки повторного оформления и дополнительные расходы клиента.

В рамках проекта мы:

• проанализировали аннулированные декларации и ранее оформленные протоколы;
• определили объём документов, которые необходимо оформить повторно;
• сформировали план предоставления образцов по ассортименту;
• организовали проведение необходимых испытаний продукции;
• обеспечили выпуск корректных протоколов именно на продукцию клиента;
• подобрали решение, позволяющее минимизировать дополнительные расходы после уже понесённых затрат;
• сопровождали оформление и регистрацию новых разрешительных документов;
• постоянно информировали клиента о ходе работ и статусе каждого этапа;
• довели проект до получения действующей разрешительной документации.

Почему мы не предложили «просто переоформить» документы

После предыдущего опыта клиенту было важно понимать, что происходит на каждом этапе. Поэтому нашей задачей было не просто выпустить новые декларации, а устранить саму причину проблемы: организовать реальное подтверждение соответствия с предоставлением образцов и проведением испытаний.

Мы вошли в положение клиента, который уже заплатил за первоначальное оформление, и выстроили работу с минимально возможными дополнительными затратами — без компромиссов в части законности и достоверности документов.

Результат

Необходимые испытания были проведены, корректные протоколы получены, а новые разрешительные документы оформлены и зарегистрированы. Документы действуют, и клиент продолжает успешно реализовывать продукцию.

После завершения проекта компания продолжила работать с нами и стала постоянным клиентом. Для нас особенно важно, что после негативного опыта удалось восстановить не только документы, но и доверие клиента к процессу сертификации.

Ценность для клиента

• восстановлена разрешительная документация на большой ассортимент косметики;
• испытания проведены с фактическим предоставлением образцов;
• получены корректные протоколы, относящиеся именно к продукции клиента;
• минимизированы дополнительные расходы на повторное оформление;
• снижены риски повторного аннулирования по причине неподтверждённых протоколов;
• сохранена возможность дальнейшей реализации продукции;
• клиент получил постоянное сопровождение и понятный контроль каждого этапа.

Разрешительный документ важен не только фактом регистрации в реестре. Важно, чтобы за ним стояли реальные испытания и подтверждаемое основание.