Сохранили госконтракт на поставку консервированной продукции

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ
Название компании не раскрывается в связи с подписанным соглашением о конфиденциальности. Далее — Клиент «КП-36»

Задача клиента

К нам обратился постоянный клиент, с которым команда неоднократно работала ранее. Компания исполняла государственный контракт на поставку крупной партии консервов и другой консервированной пищевой продукции.

Для выполнения контракта требовалось в сжатые сроки подготовить комплект документов, организовать работу с образцами и получить разрешительную документацию. Любая задержка создавала риск нарушения обязательств перед государственным заказчиком.

Особенности взаимодействия

Со стороны клиента проект вёл новый сотрудник, который ранее не участвовал в аналогичных процедурах. При этом сроки уже были критическими, а часть исходных документов и образцов ещё требовалось получить.

Зная историю сотрудничества и понимая значение госконтракта, наши специалисты не стали ждать завершения всех формальностей. В порядке индивидуального сопровождения постоянного клиента команда начала предварительный сбор и подготовку документов ещё до поступления оплаты.

С какими сложностями мы столкнулись

Специалист регулярно напоминал представителю клиента о недостающих материалах, уточнял статус образцов и фиксировал контрольные даты. Однако из-за разрыва в коммуникации у руководства компании сложилось впечатление, что проект не продвигается.

Ключевые особенности проекта:

• жёсткие сроки государственного контракта;
• новый представитель клиента без опыта ведения подобных проектов;
• зависимость сроков от своевременной передачи документов и образцов;
• высокая ответственность перед конечным государственным заказчиком;
• необходимость сохранить доверие многолетнего клиента;
• риск эскалации из-за недостаточной прозрачности текущего статуса работ.

Работа с эскалацией

Генеральный директор и собственник компании лично прибыл из Санкт-Петербурга, чтобы разобраться в ситуации. Разговор начался эмоционально: руководитель был уверен, что документы не готовятся, а сроки контракта находятся под угрозой.

Наш специалист провёл прямые переговоры, подробно показал фактический статус работ, обозначил недостающие материалы и предложил конкретный план ускорения. При этом мы не перекладывали ответственность на нового сотрудника клиента: задача заключалась не в поиске виноватого, а в восстановлении управляемости проекта.

По итогам встречи согласовали прямой канал связи с генеральным директором и новые контрольные точки по каждому этапу.

Что сделала наша команда

После согласования плана команда максимально ускорила все процессы, которые зависели от нас.

В рамках проекта мы:

• начали предварительную подготовку пакета до поступления оплаты;
• вели график проекта и отслеживали каждую заявку и контрольную дату;
• регулярно запрашивали у представителя клиента недостающие документы и образцы;
• после эскалации организовали прямую коммуникацию с генеральным директором;
• оперативно приняли и передали образцы на необходимые работы;
• сократили сроки оформления документов до минимально возможных;
• подготовили официальное письмо о ходе работ и планируемых сроках выдачи документов;
• обеспечили клиента подтверждением, которое можно было предоставить государственному заказчику;
• сопровождали проект до получения итоговых документов.

Официальное подтверждение для заказчика

Чтобы клиент мог официально подтвердить, что оформление действительно ведётся, мы подготовили письмо о текущем статусе проекта и сроках выдачи документов. Письмо было адресовано клиенту и могло быть предоставлено по месту требования представителям государственного заказчика.

Это позволило руководству компании аргументированно вести переговоры и не ограничиваться устными заверениями о том, что документы находятся в работе.

Системный контроль каждой заявки

Мы ведём внутренние графики по проектам, фиксируем сроки, отслеживаем получение документов и образцов и заранее напоминаем клиентам о действиях, от которых зависит следующий этап. Благодаря этому даже при смене контактного лица история проекта и контрольные точки не теряются.

Результат

Документы и образцы были доставлены, а сроки оформления сокращены до максимально возможных. Клиент получил необходимую разрешительную документацию и исполнил обязательства по государственному контракту.

Контракт не был сорван. После урегулирования ситуации взаимодействие продолжилось напрямую с руководителем компании, а деловые отношения с постоянным клиентом были сохранены.

Ценность для клиента

• работа начата заранее, ещё до поступления оплаты;
• проект не потерялся при смене контактного лица;
• эмоциональная ситуация переведена в конкретный план действий;
• согласована прямая коммуникация с руководителем;
• предоставлено официальное подтверждение сроков для заказчика;
• оформление проведено в максимально сжатые сроки;
• обязательства по государственному контракту выполнены.

Мы не ищем виноватых в сложной ситуации — мы восстанавливаем коммуникацию, подтверждаем сроки документально и доводим проект до результата.